Depuis plusieurs années le besoin d’un outil de gestion d’agendas partagés au sein du laboratoire était exprimé.

Des outils d’agendas aux fonctionnalités restreintes étaient déjà utilisés par certains (groupCalendar, Google …). En 2008, un cahier des charges a été établi en essayant de tenir compte des besoins des utilisateurs et de nos contraintes techniques.

Nous voulions un produit modulaire nous permettant de conserver notre serveur de mail. En 2009 nous avons donc mis en service une plateforme EGroupware. L’utilisation limitée d’EGroupware depuis les clients de messagerie, nous a poussée à chercher une solution plus complète.

Nous avons donc précisé nos critères :
 contacts et agendas personnels partagés avec une gestion fine des droits
 gestion de ressources, salles, matériels...
 synchronisation avec des smartphones récents
 prise en compte du parc informatique hétérogène : Mac, Windows et linux avec clients de messageries différents tels que Thunderbird et Outlook
 interface WEB conviviale.

Notre choix s’est porté sur OBM, OpenSource, sous licence GPL qui repose sur des briques logicielles standards maîtrisées au service informatique de l’IPN (Debian, OpenLdap, Postgres, Perl, Php, Java...).

Il est développé et supporté par la société Linagora dont la réactivité et le dynamisme permettent d’avoir des évolutions régulières. De plus cette solution a été adoptée par de gros clients ce qui permet de garantir une pérennité de la solution dans les années à venir (Gendarmerie nationale, ministères de la défense et des finances, DGA, etc). Des acteurs universitaires l’ont également choisie : INSERM, universités de Toulon-var, de Troyes, de Marne la vallée, Ens-lyon, Ifremer, CNRS-LEGOS, etc. Le produit étant modulaire et ouvert, nous avons mis en exploitation un serveur OBM pour la gestion des contacts et agendas partagés durant le mois d’août 2010, avec démarrage de la production en septembre. Notre plateforme tourne en version 2.3.12. Elle est interfacée avec l’annuaire ldap et le serveur de messagerie de l’IPNO. Nous utilisons les connecteurs OBM pour thunderbird et Outlook qui permettent de retrouver la majorité des fonctionnalités proposées par l’interface WEB. La synchronisation avec les smartphones fonctionne pour une bonne partie des téléphones (Iphone, Androïd ...).

Depuis septembre, le nombre d’utilisateurs quotidiens n’a cessé de croître (150 utilisateurs actuellement) . Le retour de ces utilisateurs est très positif. La gestion des ressources, comme les salles, est très appréciée. L’implantation d’un outil comme OBM, pour être efficace, doit être didactique. Nous avons donc organisé des réunions utilisateurs et publié de la documentation en ligne. Il nous reste à intégrer d’autres modules OBM tel que le webmail (MiniG), la gestion de projets ou la gestion de planning. Nous sommes bien entendu, disposés à aider tout laboratoire souhaitant mettre en œuvre cette solution et à répondre à toute demande d’information complémentaire.

Laure-Amélie COUTURIE (couturie@ipno.in2p3.fr) et Julien LUCAS (lucas@ipno.in2p3.fr)