Afin de faire évoluer la gestion documentaire à l’Institut, la direction adjointe technique de l’IN2P3 a souhaité mettre en place un nouvel espace collaboratif pour la gestion électronique des documents. Atrium permettra notamment d’assurer la pérennité de vos documents tout en proposant une interface intuitive. Réalisée en étroite collaboration avec les experts des laboratoires, la mutation d’EDMS vers Atrium est en cours. Les membres des laboratoires et les responsables de projets pourront faire appel à une cellule support spécifique lors de la mise en production d’Atrium.

Une vaste étude menée par les experts du Groupe EDMS, a permis d’identifier les critères d’élaboration de ce nouvel outil. La sécurisation de vos documents a été évidemment au centre de cette étude. Suite à des tests comparatifs de différents produits, c’est l’outil de gestion documentaire Nuxeo qui a été sélectionné (basé sur une plateforme Open Source).

La migration de la plateforme EDMS vers Atrium a été confiée par la direction technique à une équipe projet pilotée par Christian Arnault (LAL), en mutualisant des compétences du Centre de Calcul et de la Cellule IAO/CAO de l’IN2P3, qui – à terme - assurera le support aux utilisateurs dans la phase d’exploitation de ce portail documentaire.

Atrium a pour but d’être utilisé par tous. Son ergonomie, sa simplicité d’utilisation et la richesse de ses fonctionnalités apporteront une réelle amélioration de la production et la gestion documentaire dans les laboratoires. Le service sera ouvert aux tests durant le second semestre 2013 pour une mise en production progressive en 2014. Atrium a pour ambition d’occuper, à terme, la place centrale dans la gestion documentaire à l’Institut.

L’outil Atrium

Tout en assurant une continuité de service par rapport à l’outil EDMS, Atrium se présente résolument comme une application moderne alliant la puissance de ses concepts à une ergonomie intuitive, exclusivement basée sur une interface Web, que ce soit pour l‘utilisation quotidienne ou pour les fonctions d’administration. Toutes les pratiques habituelles fonctionnelles ou ergonomiques dans des contextes Windows ou Mac sont présentes :

 Drag & Drop
 Interfaces graphiques
 Possibilité d’accès direct via un montage disque (à-la-Dropbox)
 Possibilité de sauvegarde transparente depuis les outils Office

La simplicité et l’efficacité sont les maîtres mots d’Atrium.

 Stocker : des espaces fonctionnels et fiables pour déposer ses fichiers
 Partager : un accès facile aux documents pour tous
 Organiser : une structure intuitive liée à nos pratiques habituelles
 Sécuriser : des droits d’accès flexibles mais entièrement sécurisés
 Gérer : une gestion des versions automatisée
 Collaborer : un cycle de vie unifié avec des workflows collaboratifs optionnels
 Faciliter : l’intuitivité de l’outil est une préoccupation majeure

Atrium offrira également la possibilité à tout agent de l’Institut, de gérer ses propres documents dans un espace personnel limité par des quotas.

Organisation nationale d’Atrium

L’organisation Atrium est structurée autour de l‘équipe projet, d’un comité de pilotage et d’un comité des administrateurs et des utilisateurs, actuellement en cours de constitution sous l’égide des laboratoires. Une stratégie de formation des administrateurs et des utilisateurs va se structurer et se mettre en place, associant des stages, des tutoriels interactifs, et des cycles de présentations de l’outil.

Christian ARNAULT